Quản lý Tài liệu
bởi Viindoo
| Số dòng Code | 6729 |
| Tên kỹ thuật | viin_document |
| Giấy phép | OPL-1 |
| Website | https://viindoo.com/apps/modules/17.0/viin_document |
| Đọc mô tả cho | v 14.0 v 15.0 v 16.0 v 18.0 v 19.0 |
| Yêu cầu các App | Discuss (mail) |
| Bao gồm Các phụ thuộc | Mô-đun Cơ Sở Truy vết hỗ trợ đa ngôn ngữ Thời hạn Token |
| Các mở rộng | Viindoo AI - Kết nối Tài liệu Quản lý Tài liệu Vận chuyển Quản lý Tài liệu Kế toán Quản lý Tài liệu Bán Quản lý Tài liệu Dự án Quản lý Tài liệu Nhân sự Quản lý Tài liệu Sản xuất Ký trên ứng dụng tài liệu Quản lý Tài liệu Mua Quản lý Tài liệu Kho |
Thư viện tài liệu tự sắp xếp từ những bản ghi bạn đã có
Không gian làm việc theo phòng ban, thẻ có ý nghĩa vì thuộc về danh mục, đội sở hữu từng kệ, link chia sẻ có hạn - và quy tắc tạo tài liệu ngay khi bản ghi được tạo.
Quản lý Tài liệu (tên kỹ thuật viin_document) là ứng dụng Odoo 17.0 cho Odoo Community và Odoo Enterprise và Viindoo Cloud, dành cho chủ phòng ban, bất kỳ ai trong công ty, kiểm toán hay khách hàng, quản trị viên.
Tóm tắt nhanh
Dữ kiện về Quản lý Tài liệu, phiên bản 0.2.6, gom một chỗ. Phát hành bởi Viindoo.
Tính năng chính
Công ty nào cũng đã có tài liệu; thứ thiếu là một nơi để một năm sau vẫn tìm thấy chúng. Ứng dụng này cho mỗi phòng ban một không gian làm việc, xếp tài liệu vào đó với thẻ lấy từ các danh mục có tên - Mức bảo mật, Trạng thái, Năm - và giao một đội phụ trách mỗi kệ. Điều làm nó hơn một cây thư mục là quy tắc sinh tài liệu: trỏ một quy tắc vào một model, và tài liệu được tạo và xếp tự động khi bản ghi xuất hiện, nên hợp đồng, hoá đơn và chứng chỉ vào thư viện mà không ai phải nhớ tải lên.
Link chia sẻ có hạn
Gửi tài liệu ra ngoài công ty với một hạn chót, thay vì tệp đính kèm sống mãi trong hộp thư ai đó.
Hỏi xin tài liệu
Một yêu cầu ghi lại bạn đang chờ gì và từ ai, nên đòi một chứng chỉ thiếu là một danh sách chứ không phải trí nhớ.
Liên kết cũng là tài liệu
Không phải cái gì cũng là tệp. Một liên kết được xếp, gắn thẻ và tìm thấy theo cùng cách.
Đội sở hữu kệ
Một đội có trưởng nhóm sở hữu một không gian, chính là cách quyền truy cập giữ được tỉnh táo khi thư viện lớn lên.
Cách vận hành
Ba bước tới một thư viện gọn gàng không cần thủ thư.
Cho mỗi phòng ban một kệ
Hợp đồng, Tài chính, Nhân sự, Chất lượng - mỗi cái là một không gian có đội phía sau. Quyền truy cập theo không gian, nên kệ Nhân sự không hiện với mọi người chỉ vì module đã cài.
Gắn thẻ theo danh mục, không chất đống
Thẻ thuộc về một danh mục, và thanh bên nhóm bộ lọc theo cùng cách. Ba danh mục mỗi cái ba thẻ hơn hẳn ba mươi thẻ rời, vì một người nhớ nổi cấu trúc đó trong đầu.
Để quy tắc lo việc xếp
Quy tắc trỏ vào một model và xếp tài liệu mỗi khi bản ghi xuất hiện. Hành động tài liệu rồi chạy trên cái vừa về - đặt thẻ, chuyển sang không gian khác. Đây là phần giữ thư viện đúng sau tháng đầu hăng hái.
Bạn nhận được gì
Không gian làm việc có đội riêng, nên Pháp chế sở hữu kệ hợp đồng và Tài chính sở hữu kệ của mình
Thẻ nhóm theo danh mục, chính điều đó biến đám mây thẻ thành bộ lọc người ta thực sự dùng được
Quy tắc sinh theo model: tự tạo tài liệu khi bản ghi được tạo, với các trường bạn ánh xạ
Hành động tài liệu: quy tắc chạy trên tài liệu để đặt thẻ, chuyển nó, hoặc giao cho ai đó
Link chia sẻ cho người ngoài Odoo, có ngày hết hạn và token xoay được
Yêu cầu: hỏi đồng nghiệp hay khách hàng một tài liệu và theo dõi cái chưa về
Thêm màn hình
Mọi hình bên dưới chụp trên cơ sở dữ liệu có dữ liệu nghiệp vụ thật, đúng phiên bản này - không phải bản dựng mẫu, không phải ảnh của phiên bản cũ.
Không gian làm việc, mỗi phòng ban một kệ
Một tài liệu với không gian, thẻ và bản xem trước
Thẻ, mỗi thẻ trong danh mục của nó
Link chia sẻ, với những link đã hết hạn
Quy tắc sinh, mỗi model một quy tắc
Hành động tài liệu chạy trên cái vừa về
Các đội và kệ họ sở hữu
Ứng dụng này không làm gì
Hãy đọc trước khi mua. Những điều bên dưới là việc ứng dụng chủ ý để lại cho ứng dụng khác hoặc cho bạn.
Tài liệu nằm trong Odoo. Đồng bộ hai chiều một thư mục Google Drive hay SharePoint là sản phẩm khác - faOtools bán một cái, và nó đắt hơn cái này.
Tìm kiếm bao phủ tên, thẻ và không gian làm việc. Đánh chỉ mục nội dung tệp cần module attachment indexation và các phụ thuộc của nó.
Ký là ứng dụng riêng; ứng dụng này lưu kết quả đã ký.
Phiên bản mới là tệp mới trên cùng tài liệu. Không có so sánh cạnh nhau giữa hai bản.
Kết hợp tốt với
Các ứng dụng cùng hệ, được xây để ghép với ứng dụng này:
Tài liệu cho Giao nhận
Vận đơn, danh sách đóng gói và giấy tờ hải quan xếp theo từng lô hàng.
viin_document_freightAi nên dùng Quản lý Tài liệu?
Chủ phòng ban
Sở hữu một không gian làm việc, quyết định thẻ và ai trong đội được xem gì.
Bất kỳ ai trong công ty
Thả tệp vào đúng không gian, hoặc để quy tắc xếp giúp.
Kiểm toán hay khách hàng
Mở link chia sẻ có hạn, không cần tài khoản Odoo.
Quản trị viên
Viết quy tắc sinh và hành động tài liệu, để việc lưu trữ thôi là thói quen và thành hệ thống.
Câu hỏi thường gặp
Quản lý Tài liệu làm gì?
Không gian làm việc theo phòng ban, thẻ có ý nghĩa vì thuộc về danh mục, đội sở hữu từng kệ, link chia sẻ có hạn - và quy tắc tạo tài liệu ngay khi bản ghi được tạo.
Quản lý Tài liệu not làm gì?
Không phải bộ kết nối ổ đĩa đám mây. Tài liệu nằm trong Odoo. Đồng bộ hai chiều một thư mục Google Drive hay SharePoint là sản phẩm khác - faOtools bán một cái, và nó đắt hơn cái này. Không tìm toàn văn bên trong PDF sẵn có. Tìm kiếm bao phủ tên, thẻ và không gian làm việc. Đánh chỉ mục nội dung tệp cần module attachment indexation và các phụ thuộc của nó. Không ký điện tử. Ký là ứng dụng riêng; ứng dụng này lưu kết quả đã ký. Phiên bản theo tài liệu, không theo khác biệt. Phiên bản mới là tệp mới trên cùng tài liệu. Không có so sánh cạnh nhau giữa hai bản.
Quản lý Tài liệu dành cho ai?
Chủ phòng ban: Sở hữu một không gian làm việc, quyết định thẻ và ai trong đội được xem gì. Bất kỳ ai trong công ty: Thả tệp vào đúng không gian, hoặc để quy tắc xếp giúp. Kiểm toán hay khách hàng: Mở link chia sẻ có hạn, không cần tài khoản Odoo. Quản trị viên: Viết quy tắc sinh và hành động tài liệu, để việc lưu trữ thôi là thói quen và thành hệ thống.
Hỗ trợ phiên bản và ấn bản Odoo nào?
Odoo 17.0 - Odoo Community, Odoo Enterprise, Viindoo Cloud. Nâng cấp lên dòng Odoo mới hơn là một lần mua riêng cho dòng đó.
Ứng dụng phụ thuộc vào gì?
Ứng dụng cài trên nền: viin_mail_tracking, to_token_expiration, attachment_indexation, portal. Odoo sẽ cài kèm khi cài ứng dụng này.
Thiết lập như thế nào?
Ba bước tới một thư viện gọn gàng không cần thủ thư.
Kết hợp tốt với ứng dụng nào?
Tài liệu cho Nhân sự (viin_document_hr): Hồ sơ, hợp đồng và chứng chỉ nhân viên tự xếp theo nhân viên. Ký (viin_sign): Ký một tài liệu và giữ bản đã ký trong cùng thư viện. Tài liệu website (to_website_docs): Khi độc giả là công chúng thay vì công ty. Tài liệu cho Giao nhận (viin_document_freight): Vận đơn, danh sách đóng gói và giấy tờ hải quan xếp theo từng lô hàng.
Có thể dùng thử trước khi mua không?
Yes - the Live Preview button at the top of this page opens the module's own screen on a working database.
Nhận hỗ trợ bằng cách nào?
Gửi thư tới apps.support@viindoo.com kèm phiên bản Odoo và tên kỹ thuật viin_document; câu hỏi trước bán hàng gửi sales@viindoo.com.
Xem Quản lý Tài liệu vận hành
Live demo: v17demo-int.viindoo.com/web#action=viin_document.document_document_action
Cần hỗ trợ về Quản lý Tài liệu?
Cần giải đáp, hỗ trợ triển khai hay phát triển thêm tính năng, hãy liên hệ Viindoo.
Tư vấn bán hàng & hợp tác
sales@viindoo.comNâng cấp lên dòng Odoo mới hơn là một lần mua riêng cho dòng đó.
Tất cả ứng dụng Viindoo: apps.odoo.com/apps/modules/browse?author=Viindoo
Yêu cầu kỹ thuật
Nhật ký thay đổi
0.2.6 - Mới nhất trên dòng 17.0
- Link chia sẻ mang ngày hết hạn và token xoay, nên link phát cho một gói thầu sẽ ngừng chạy sau đó.
- Danh mục thẻ nhóm bộ lọc thanh bên, với số đếm theo thẻ.
- Quy tắc sinh xếp tài liệu từ bất kỳ model nào khi bản ghi được tạo.
- Quyền truy cập không gian theo đội sở hữu thay vì một nhóm tài liệu toàn cục.
Cài đặt
- Truy cập Ứng dụng.
- Tìm từ khóa viin_document.
- Ấn Cài đặt
Hướng dẫn sử dụng
Video hướng dẫn: Quản lý Tài liệu
Sau khi cài đặt, ứng dụng quản lý tài liệu sẽ hiển thị tại giao diện chung của hệ thống.
1. Phân quyền ứng dụng
Truy cập Thiết lập > Người dùng & Công ty > Người dùng, chọn tài khoản người dùng cần phân quyền. Hệ thống đang phân chia 3 quyền như sau:
- Để trống: Người dùng sẽ không thể thao tác với tài liệu mình không được cấp quyền.
- Cán bộ: Người dùng sẽ có quyền truy cập tất cả tài liệu và tải tài liệu lên.
- Quản trị viên: Người dùng có toàn quyền với ứng dụng Tài liệu.
2. Thiết lập chung
Bạn thực hiện các thiết lập như sau:
- Bước 1: Truy cập Tài liệu > Cấu hình.
- Tên tài liệu là duy nhất: Tích chọn trong trường hợp tên thư mục được tạo mới là duy nhất trên toàn hệ thống.
- Hành động: Các hành động thêm/thay thế thẻ tương ứng.
- Đội nhóm: Đội/nhóm phục vụ cho việc phân quyền truy cập tài liệu cho một nhóm người dùng không có quyền truy cập ứng dụng nhưng có thể xem được tài liệu liên quan được đính kèm ví dụ: nhân viên bán hàng có thể xem được phiếu nhập kho được đính kèm.
- Cơ chế tự động tạo tài liệu: Thiết lập cơ chế để khi đính kèm tài liệu tại giao diện nào đó, hệ thống sẽ tự động tạo một tệp tài liệu và quản lý tại ứng dụng quản lý tài liệu. Trong trường hợp bạn không có nền tảng kỹ thuật và gặp khó khăn trong việc thiết lập các cơ chế, phần mềm hỗ trợ người dùng tạo sẵn các dữ liệu mẫu cụ thể theo từng nghiệp vụ như viin_document_stock cho quản lý tài liệu Kho vận, viin_document_account cho quản lý tài liệu Kế toán, v.v
- Bước 2: Truy cập Tài liệu > Dữ liệu gốc.
3. Luồng hoạt động
Bước 1: Tải tài liệu lên hệ thống.
Bước 2: Chia sẻ tài liệu.
Bước 3: Phê duyệt tài liệu.
Bước 4: Tra cứu tài liệu.
Phần mềm này và các tệp liên kết ("Phần mềm") được sử dụng (chạy, tuỳ biến, chạy sau khi được tuỳ biến) chỉ khi bạn mua được giấy phép có hiệu lực từ tác giả, điển hình như qua các Ứng dụng Odoo, hoặc trong trường hợp bạn nhận được thoả thuận bằng văn bản từ tác giả của Phần mềm (chi tiết tại tệp COPYRIGHT).
Bạn có thể phát triển các phân hệ Odoo có sử dụng Phần mềm như một Thư viện (thường là phụ thuộc vào, nhập vào và sử dụng nguồn của nó) nhưng không sao chéo bất kỳ mã nguồn hay tài liệu nào thuộc Phần mềm. Bạn có thể phân phối những phân hệ này theo giấy phép mà bạn lựa chọn, miễn sao nội dung giấy phép đó tương tích với điều khoản của Giấy phép Phần mềm Độc quyền Odoo (ví dụ: LGPL, MIT hay bất kỳ loại giấy phép phần mềm độc quyền nào tương tự vậy).
Nghiêm cấm phát hành, phân phối, cấp phép lại hoặc bán bản sao của Phần mềm hoặc bản sao Phần mềm đã được sửa đổi.
Thông báo bản quyền và chấp thuận nêu trên buộc phải được bao gồm trong tất cả các bản sao hoặc các phần quan trọng của Phần mềm.
PHẦN MỀM ĐƯỢC CUNG CẤP "NGUYÊN TRẠNG", KHÔNG BẢO ĐẢM DƯỚI BẤT KỲ HÌNH THỨC NÀO, ĐƯỢC THỂ HIỆN RÕ RÀNG HOẶC NGỤ Ý, KHÔNG GIỚI HẠN ĐẢM BẢO VỀ CÁC BẢO ĐẢM NGỤ Ý VỀ KHẢ NĂNG THƯƠNG MẠI, PHÙ HỢP VỚI MỤC ĐÍCH CỤ THỂ VÀ KHÔNG VI PHẠM. TRONG MỌI TRƯỜNG HỢP SẼ KHÔNG CÓ TÁC GIẢ HOẶC CHỦ SỞ HỮU BẢN QUYỀN NÀO CHỊU TRÁCH NHIỆM VỀ BẤT KỲ KHIẾU NẠI, THIỆT HẠI HOẶC TRÁCH NHIỆM PHÁP LÝ KHÁC NÀO TRONG PHẠM VI HỢP ĐỒNG, CÁC THIỆT HẠI HOẶC CÁCH KHÁC, PHÁT SINH TỪ, NGOÀI HOẶC CÓ LIÊN KẾT VỚI PHẦN MỀM HOẶC VIỆC SỬ DỤNG HOẶC KINH DOANH KHÁC TẠI PHẦN MỀM.