Quản lý tiền mặt, tiền ngân hàng với Odoo/ERPOnline

Việc quản lý rành mạch các loại quỹ tiền mặt, ngân hàng trong doanh nghiệp giúp cho người quản lý có đầy đủ thông tin tức thời của từng quỹ, từ đó có định hướng để cân đối thu chi, cân đối nguồn lực cho các dự án kinh doanh ngắn và dài hạn. Bài viết này giúp bạn hiểu rõ quy tắc quản lý các quý tiến mặt, tiền gửi ngân hàng và cách kiểm soát chúng.

Quản lý tiền mặt

Tạo két tiền mặt

Ngay tại bảng thông tin tổng quan của phân hệ kế toán, đi đến sổ nhật ký tiền mặt nhấn vào Giao dịch mới để mở ra cửa sổ quỹ tiền mặt

Két tiền mặt giống như két thực tế tại doanh nghiệp, được cập nhật cũng như kiểu kê theo ngày.

Thêm các thông tin như ngày của két, ngày kế toán là ngày thực tế nhập két, có thể trùng hoặc khác ngày, số dư đầu kỳ ở lần đầu tiên nếu chưa có quỹ là 0, còn nếu đã có phát sinh thì số dư cuối kỳ của hôm trước sẽ là số đầu kỳ ngày hôm sau.

Ví dụ tạo két tiền mặt cho ngày 22/7: Lần lượt điền các thông tin cần thiết, chọn thêm một dòng để kê khai các hoạt động thu, chi phát sinh.

Lưu ý: Chi tiền ghi âm, thu tiền ghi dương và phải chọn đúng đối tác (người nộp tiền/ nhận tiền)

Số dư tính toán được tính bằng số dư đầu kỳ cộng số phát sinh dương (thu tiền) cộng số phát sinh âm (chi tiền), điền số dư tính toán này lên Số dư cuối kỳ để cập nhật và kiểm kê nếu như sau đó không còn phát sinh gì nữa.

Chọn Đếm để thực hiện kiểm kê tiền thực tại két bên ngoài và két tiền mặt trong Odoo/ERP

Khai báo số lượng, mệnh giá tiền tệ, tổng là số phần mềm tự động tính toán, sau đó xác nhận

Đối soát thu/ chi tiền

Thông thường thủ quỹ là người trực tiếp thu/ chi tiền căn cứ vào phiếu thu/ phiếu chi được lập; tuy hiên không thể tránh các trường hợp thu/ chi trực tiếp. Việc Odoo/ ERPOnline cho phép đối soát các khoản thu/ chi trong két tiền mặt với các phiếu thanh thu/ chi đã được lập hay trực tiếp đối soát với hóa đơn khách hàng/ hóa đơn nhà cung cấp sau đó sinh ra phiếu thanh toán tương ứng giúp công tác quản lý tiền được chặt chẽ, chính xác, tránh nhầm lẫn hay sai sót.

Bằng cách nhấn vào đối soát, hệ thống tự động nhận diện các khoản phát sinh tương ứng, có thể là hóa đơn hay phiếu thanh toán của cùng đối tác, cùng khoản tiền.

Ví dụ ở đây có hai khoản, 01 khoản thu tiền của khách hàng 1 đã lập phiếu thu và 01 khoản chi trả tiền điện chưa lập phiếu chi mà chi thẳng theo hóa đơn nhà cung cấp, phần mềm gợi ý đối soát như nhau:

Nhấn vào xác nhận để đối soát, trường hợp 1 đối soát với phiếu thu được lập, hệ thống sẽ ghi nhận phiếu thu ở trạng thái đã được đối soát

Trường hợp 2, chi trả tiền điện theo hóa đơn, khi đó hệ thống tự động sinh ra 01 phiếu chi tương ứng khớp với hóa đơn tiền điện, đồng thời hóa đơn sẽ được chuyển sang trạng thái đã thanh toán. (Tham khảo chi tiết mua hàng - thanh toán với Odoo/ ERPOnline tại: https://www.erponline.vn/vi_VN/docs/13.0/d/voi-odoo-cong-viec-cua-ke-toan-mua-hang-duoc-thuc-hien-nhu-the-nao-637 ). Và phiếu chi này cũng sẽ ở trạng thái Đã đối soát

Kiểm kê cuối ngày/ cuối kỳ xong, đóng két lại bằng cách chọn Lưu và Xác nhận.

Tương tự thực hiện mở két cho các ngày sau. Ngay tại bảng thông tin ta sẽ biết được số dư trên sổ cái của tiền mặt là bao nhiêu, số dư tại két và phần chênh lệch là các khoản đã có phiếu thanh toán (thu/chi) nhưng chưa được đối soát.

Nhấn vào Chênh lệch để chi tiết báo cáo các khoản cần đối soát

Quản lý tiền gửi ngân hàng

Để tối ưu hoạt động trao đổi, mua bán hàng hóa dịch vụ cũng như thực hiện minh bạch trong hoạt động thanh toán mua bán theo quy định..., tiền gửi ngân hàng là khoản phát sinh thường xuyên, liên tục. Odoo/ERPOnline với hỗ trợ tạo/ nhập sao kê ngân hàng, giúp kiểm soát chặt chẽ thông qua hoạt động đối soát các thanh toán hay công nợ phát sinh.

Tạo sao kê ngân hàng
Tương tự như tạo két tiền mặt, tại bảng tổng quan chọn Tạo, cửa sổ mở ra cho phép bạn nhập chi tiết như sao kê nhận từ ngân hàng. Thông thường công việc này được thực hiện 1 lần/ tháng vào cuối mỗi tháng hoặc cũng có thể nhập đuổi hằng ngày theo phát sinh thực tế, cuối tháng nhận sao kê ngân hàng để bổ sung các khoản phí ngân hàng.

Ngoài ra, TVTMA phát triển tính năng kết nối tương thích với file sao kê đuôi RJE để thực hiện nhập hàng loạt  các phát sinh ở sao kê chỉ bằng 1 thao tác. Để sử dụng tính năng này bạn cần cài thêm module Import RJE Bank Statement trên hệ thống của bạn tại cloud ERPOnline hoặc liên hệ với đội sales để được hỗ trợ.

Mỗi ngân hàng có một file sao kê với định dạng khác nhau, để có thể giảm bớt thời gian nhập liệu cũng như hạn chế sai sót do công tác nhập liệu thủ công gây ra, hãy liên hệ với chúng tôi để sử dụng được tính năng tuyệt vời này.

Đối soát thanh toán tiền ngân hàng

Thực hiện đối soát cho các khoản thu, chi tiền ngân hàng

Khoản phí ngân hàng chưa được ghi nhận thông qua thanh toán, Odoo/ERPOnline liền gợi ý hoạt động thủ công cho phép bạn lựa chọn tài khoản hạch toán, lựa chọn phần trăm thuế (nếu có hóa đơn).

Ví dụ ở đây không lấy hóa đơn GTGT, hạch toán khoản phí vào chi phí quản lý, chọn tài khoản 6425 sau đó xác nhận

Khi đó một phiếu thanh toán tự động được sinh ra và ở tình trạng đã đối soát, phát sinh kế toán tương ứng là Nợ 6425/ Có 112

Tất cả các bút toán thanh toán được sinh ra có thể kiểm tra theo từng sổ nhật ký tiền mặt, tiền gửi với Kế toán > Bút toán sổ nhật ký. (Bài viết https://www.erponline.vn/vi_VN/docs/13.0/d/tao-va-cach-su-dung-so-nhat-ky-ke-toan-trong-odoo-erponline-660 sẽ cung cấp cho bạn cách tạo và sử dụng sổ nhật ký chi tiết)