Quy đổi Tiền tệ cho Cổng Thanh toán
| Số dòng Code | 1438 |
| Tên kỹ thuật | to_currency_conversion_diff |
| Giấy phép | OPL-1 |
| Website | https://viindoo.com/apps/modules/19.0/to_currency_conversion_diff?force_show=1 |
| Đọc mô tả cho | v 12.0 v 13.0 v 14.0 v 15.0 v 16.0 v 17.0 v 18.0 |
| Yêu cầu các App | Invoicing (account) Discuss (mail) |
| Bao gồm Các phụ thuộc | Mô-đun Cơ Sở Nền tảng Kế toán |
| Các mở rộng | Paypal - Mở rộng hỗ trợ tiền tệ Thanh toán trực tuyến VNPay Thanh toán trực tuyến ZaloPay Thanh toán trực tuyến MoMo Thanh toán trực tuyến Ngân Lượng |
Thu tiền trực tuyến bằng loại tiền mà cổng thanh toán không hỗ trợ - và sổ sách vẫn đúng ngay từ đầu.
Dành cho doanh nghiệp xuất hóa đơn cho khách hàng bằng nhiều loại tiền và thu tiền qua các cổng thanh toán chỉ chấp nhận một số loại tiền, cùng đội ngũ kế toán đối soát các khoản thanh toán đó.
Thanh toán chứng từ bằng loại tiền mà nhà cung cấp thanh toán không hỗ trợ: thu bằng tiền của nhà cung cấp, ghi nhận khoản thanh toán đúng số đã thu và hạch toán chênh lệch quy đổi
Mở rộng viin_account - xem tài liệu.
Bạn có đang gặp những vấn đề này?
"Hóa đơn của khách dùng loại tiền mà cổng thanh toán không nhận, nên cổng biến mất khi thanh toán và chúng tôi phải chờ khách chuyển khoản."
"Khi khách trả bằng loại tiền khác, khoản thanh toán không bao giờ khớp hóa đơn và phải có người xử lý phần chênh lệch bằng tay."
"Kiểm toán hỏi vì sao chênh lệch quy đổi của cổng thanh toán và lãi/lỗ chênh lệch tỷ giá lại nằm chung một bút toán điều chỉnh."
"Chúng tôi ngại bật bất cứ thứ gì có thể trừ tiền của khách trước khi kế toán sẵn sàng ghi nhận khoản đó."
"Hoàn tiền được nhập trên trang của nhà cung cấp, và số tiền hiếm khi khớp với số đã thu của khách."
Điều gì thay đổi
Cổng bị ẩn khi thanh toán
→ Vẫn hiển thị cổng. Chọn Tiền tệ quy đổi mặc định trên Cổng thanh toán; hóa đơn và đơn hàng bằng loại tiền cổng không nhận giờ vẫn hiển thị cổng đó và các phương thức thanh toán của nó, được kiểm tra theo số tiền đã quy đổi.
Thanh toán không khớp hóa đơn
→ Ghi nhận đúng số cổng đã thu. Khoản thanh toán được ghi bằng loại tiền đã thu với đúng số tiền đã thu, khớp với số nhà cung cấp quyết toán, và hóa đơn được thanh toán đủ.
Bút toán gộp bị kiểm toán chất vấn
→ Hai loại chênh lệch, hai cặp tài khoản, một quy tắc. Chênh lệch quy đổi vào Tài khoản lãi/Tài khoản lỗ của mục Quy đổi tiền tệ qua cổng thanh toán; lãi/lỗ chênh lệch tỷ giá nằm ở các tài khoản chênh lệch tỷ giá của công ty.
Lo thu tiền mà không ghi nhận được
→ Thiết lập không an toàn bị từ chối. Cổng có quy đổi không thể được kích hoạt khi chưa thiết lập đủ tài khoản cần thiết, và giao dịch bị từ chối trước khi trừ tiền khách nếu còn thiếu thiết lập.
Hoàn tiền không khớp
→ Hoàn đúng số đã thu. Màn hình hoàn tiền hiển thị số tiền thực thu, và nhà cung cấp hoàn đúng số tiền được nhập.
Cách hoạt động
Thiết lập một lần
Quản trị hệ thống bật Quy đổi tiền tệ qua cổng thanh toán trong Thiết lập Kế toán và chọn Tài khoản lãi, Tài khoản lỗ, bên cạnh sổ nhật ký và các tài khoản chênh lệch tỷ giá của công ty (Tài khoản mặc định > Bút toán chênh lệch tỷ giá).
Bật cho từng cổng
Trên mỗi Cổng thanh toán cần quy đổi, Quản trị hệ thống đặt Tiền tệ quy đổi mặc định, chọn trong các loại tiền cổng đó hỗ trợ. Cổng để trống giữ nguyên hành vi chuẩn.
Khách hàng thanh toán
Khi thanh toán, cổng được hiển thị với mọi điều kiện vốn có (quốc gia, số tiền tối đa, lưu phương thức thanh toán, thanh toán nhanh) được kiểm tra theo số tiền đã quy đổi. Bên dưới phương thức thanh toán, khách hàng thấy dòng "Bạn sẽ được thu khoảng <loại tiền> <số tiền>". Số tiền thu được chốt một lần, theo tỷ giá của Odoo, khi tạo giao dịch; bản thân giao dịch vẫn giữ loại tiền của chứng từ.
Cổng xác nhận
Xác nhận của cổng phải khớp số tiền và loại tiền đã thu, nếu không giao dịch chuyển sang Lỗi thay vì được xác nhận. Trang xác nhận hiển thị Số tiền thực thu bên cạnh số tiền của chứng từ.
Khoản thanh toán được ghi nhận
Odoo ghi khoản thanh toán bằng loại tiền đã thu với đúng số đã thu và hạch toán chênh lệch quy đổi (nếu có) ngay trên khoản thanh toán đó, nên hóa đơn được thanh toán đủ. Kế toán công nợ phải thu xem Số tiền thực thu trên giao dịch, hoàn tiền theo loại tiền đã thu và dùng bộ lọc Hoàn tất nhưng chưa có thanh toán để tìm giao dịch đã xác nhận nhưng chưa ghi nhận được khoản thanh toán.
Thiết lập tài khoản quy đổi
Chọn tiền tệ quy đổi trên cổng thanh toán
Tài khoản nào ghi nhận khoản nào
| Chênh lệch quy đổi | Lãi/lỗ chênh lệch tỷ giá | |
|---|---|---|
| Đo lường gì | Số tiền cổng đã thu (hoặc đã hoàn) trừ số tiền chứng từ quy đổi theo tỷ giá Odoo tại ngày thanh toán | Biến động giá trị của hóa đơn ngoại tệ giữa ngày hóa đơn và ngày thanh toán |
| Ghi vào đâu | Tài khoản lãi / Tài khoản lỗ của mục Quy đổi tiền tệ qua cổng thanh toán (Thiết lập Kế toán) | Các tài khoản và sổ nhật ký chênh lệch tỷ giá của công ty (Tài khoản mặc định > Bút toán chênh lệch tỷ giá) |
| Ai hạch toán | Module này, bằng một dòng trên bút toán thanh toán | Odoo chuẩn, khi đối soát khoản thanh toán với hóa đơn |
| Khi nào không phát sinh | Khi số đã thu bằng số tiền chứng từ theo tỷ giá ngày thanh toán | Khi hóa đơn dùng tiền tệ của công ty, hoặc tỷ giá không đổi |
Ví dụ minh họa (tỷ giá giả định): tiền tệ công ty là EUR; hóa đơn USD 100,00 ghi nhận theo tỷ giá 0,90 = EUR 90,00; khách thanh toán qua cổng chỉ thu EUR, được định giá theo 0,92 = EUR 92,00; khoản thanh toán được ghi nhận vào ngày hôm sau, khi tỷ giá Odoo là 0,91. Khoản thanh toán là EUR 92,00. Chênh lệch quy đổi: 92,00 - 91,00 = EUR 1,00 lãi vào Tài khoản lãi quy đổi. Lãi chênh lệch tỷ giá: 91,00 - 90,00 = EUR 1,00 vào tài khoản lãi chênh lệch tỷ giá của công ty. Tổng hai khoản bằng số tiền thu được trừ giá trị ghi sổ của hóa đơn, và hóa đơn được thanh toán đủ.
Khoản thanh toán ghi bằng loại tiền đã thu
Chênh lệch quy đổi được hạch toán trên khoản thanh toán
Tính năng nổi bật
Tiền tệ thay thế cho từng cổng
Cổng chỉ chấp nhận một số loại tiền vẫn thu được hóa đơn và đơn hàng bằng một loại tiền thay thế mà cổng hỗ trợ.
Cổng được hiển thị khi thanh toán
Khách hàng có thể thanh toán hóa đơn hoặc đơn hàng bằng loại tiền cổng không nhận, và thấy cổng cùng các phương thức thanh toán với số tiền đã quy đổi.
Khách thấy số tiền sẽ bị thu
Khách hàng thấy số tiền cổng thực sự thu, bằng loại tiền của cổng, trước khi xác nhận - và trên trang xác nhận, bên cạnh số tiền của chứng từ.
Thanh toán ghi nhận đúng số đã thu
Khoản thanh toán bằng đúng số cổng quyết toán, và chênh lệch quy đổi được ghi vào tài khoản lãi hoặc lỗ để hóa đơn được thanh toán đủ.
Hoàn tiền theo loại tiền đã thu
Hoàn đúng số tiền khách đã bị thu, phần tương ứng của số tiền chứng từ được ghi giảm trên giao dịch.
Chặn thiết lập không an toàn
Cổng có quy đổi không thể được kích hoạt, và tài khoản quy đổi không thể bị xóa, cho đến khi kế toán đủ điều kiện ghi nhận mọi khoản thanh toán đã quy đổi.
Dành cho ai
Giám đốc tài chính / chủ doanh nghiệp
Khó khăn: khách hàng dùng loại tiền khác không thể thanh toán trực tuyến qua các cổng bạn đang dùng.
Lợi ích: thu tiền trực tuyến cho các hóa đơn và đơn hàng đó, mỗi khoản thanh toán bằng đúng số nhà cung cấp quyết toán.
Kế toán trưởng
Khó khăn: chênh lệch giữa khoản thanh toán và hóa đơn được xử lý tay trong một bút toán gộp.
Lợi ích: chênh lệch quy đổi và lãi/lỗ chênh lệch tỷ giá nằm ở các tài khoản riêng theo một quy tắc duy nhất, dễ giải trình.
Kế toán công nợ phải thu
Khó khăn: đối chiếu sao kê của cổng với hóa đơn và ghi nhận hoàn tiền sau khi sự việc đã xảy ra.
Lợi ích: khoản thanh toán đã ở đúng loại tiền đã thu, hoàn đúng số đã thu, và một bộ lọc cho các giao dịch chưa ghi nhận được khoản thanh toán.
Quản trị hệ thống
Khó khăn: rủi ro một cổng thiết lập dở dang trừ tiền mà Odoo không ghi nhận được.
Lợi ích: thiết lập bị từ chối kèm thông báo nêu rõ phần còn thiếu, và chỉ bật quy đổi cho những cổng bạn chọn.
Phù hợp nhất với: doanh nghiệp xuất hóa đơn bằng nhiều loại tiền, thu tiền trực tuyến qua các cổng chỉ chấp nhận một số loại tiền, và cần tách chênh lệch quy đổi khỏi lãi/lỗ chênh lệch tỷ giá.
Xem số tiền sẽ bị thu trước khi thanh toán
Xác nhận số tiền thực thu bên cạnh số tiền chứng từ
Xem số tiền thực thu trên giao dịch
Rà soát số tiền thực thu trên toàn bộ giao dịch
Bị từ chối khi thiết lập kế toán chưa đủ
Tìm giao dịch đã xác nhận nhưng chưa ghi nhận được thanh toán
Câu hỏi thường gặp
Module có thay đổi cách các cổng thanh toán khác hoạt động không?
Không. Quy đổi được bật riêng cho từng cổng. Chỉ cổng có Tiền tệ quy đổi mặc định mới quy đổi, và chỉ với những loại tiền cổng đó không nhận. Mọi cổng khác, và mọi khoản thanh toán bằng loại tiền được chấp nhận, hoạt động như Odoo chuẩn.
Những loại tiền nào có thể quy đổi?
Loại tiền của chứng từ hoặc Tiền tệ quy đổi mặc định của cổng phải là tiền tệ của công ty. Quy đổi giữa hai ngoại tệ bị từ chối: cổng không được hiển thị và giao dịch không được tạo. Tiền tệ quy đổi mặc định phải nằm trong các loại tiền cổng hỗ trợ.
Chênh lệch quy đổi ghi vào đâu, lãi/lỗ chênh lệch tỷ giá ghi vào đâu?
Chênh lệch quy đổi - số tiền đã thu trừ số tiền chứng từ theo tỷ giá Odoo tại ngày thanh toán - được hạch toán trên khoản thanh toán vào Tài khoản lãi hoặc Tài khoản lỗ của mục Quy đổi tiền tệ qua cổng thanh toán. Biến động tỷ giá giữa ngày hóa đơn và ngày thanh toán là chênh lệch tỷ giá chuẩn của Odoo, ghi vào các tài khoản chênh lệch tỷ giá của công ty. Nếu kiểm toán muốn gộp chung vào chênh lệch tỷ giá, chỉ cần trỏ Tài khoản lãi/Tài khoản lỗ quy đổi sang các tài khoản chênh lệch tỷ giá trong Thiết lập.
Khách hàng có biết trước số tiền sẽ bị thu không?
Có. Bên dưới phương thức thanh toán, khách hàng thấy "Bạn sẽ được thu khoảng <loại tiền> <số tiền>", và trang xác nhận hiển thị Số tiền thực thu bên cạnh số tiền của chứng từ.
Nếu cổng xác nhận số tiền hoặc loại tiền khác thì sao?
Giao dịch chuyển sang Lỗi thay vì được xác nhận, và không có khoản thanh toán nào được ghi nhận.
Nếu thiết lập kế toán chưa đủ thì sao?
Cổng có Tiền tệ quy đổi mặc định không thể được kích hoạt hoặc chuyển sang chế độ thử nghiệm cho đến khi đã đặt Tài khoản lãi, Tài khoản lỗ quy đổi, sổ nhật ký chênh lệch tỷ giá và các tài khoản lãi, lỗ chênh lệch tỷ giá. Các thiết lập đó không thể bị xóa khi cổng như vậy đang hoạt động. Nếu đến lúc thanh toán vẫn còn thiếu, giao dịch bị từ chối trước khi trừ tiền khách. Mỗi thông báo nêu rõ thiết lập còn thiếu và gợi ý phương án xóa Tiền tệ quy đổi mặc định.
Có luồng thanh toán nào bị từ chối không?
Có, những luồng không thể ghi nhận đúng: thu tiền từ phương thức thanh toán đã lưu ở phía quản trị bằng loại tiền cổng không nhận (hãy ghi nhận khoản thanh toán bằng loại tiền cổng chấp nhận), thanh toán trực tuyến tại điểm bán lẻ cần quy đổi, và quy đổi giữa hai ngoại tệ.
Hoàn tiền hoạt động thế nào?
Với các cổng hỗ trợ hoàn tiền từ Odoo, màn hình hoàn tiền hiển thị số tiền thực thu. Nhà cung cấp hoàn đúng số tiền bạn nhập, phía giao dịch được giảm theo tỷ lệ tương ứng; phần chênh lệch so với số tiền chứng từ tại ngày hoàn tiền được hạch toán là chênh lệch quy đổi.
Chiết khấu thanh toán sớm có được áp dụng không?
Có. Khi khách thanh toán số tiền đã chiết khấu đúng hạn, chiết khấu được hạch toán như khi ghi nhận thanh toán thủ công trên hóa đơn, bằng loại tiền đã thu, và hóa đơn được thanh toán đủ.
Làm sao tìm giao dịch đã thu tiền nhưng chưa có khoản thanh toán?
Dùng bộ lọc Hoàn tất nhưng chưa có thanh toán trên danh sách giao dịch: bộ lọc liệt kê các giao dịch đã xác nhận nhưng chưa ghi nhận được khoản thanh toán để xử lý.
Module cần những gì?
Odoo 19.0, bản Community hoặc Enterprise, có Hóa đơn (account_payment) và viin_account. Giấy phép OPL-1.
Cần hỗ trợ về Quy đổi Tiền tệ cho Cổng Thanh toán?
Kinh doanh & Hợp tác
apps.support@viindoo.comHỗ trợ kỹ thuật
apps.support@viindoo.comYêu cầu kỹ thuật
- Phiên bản Odoo: 19.0
- Ấn bản: Odoo Community, Odoo Enterprise
- Module phụ thuộc: account_payment, viin_account
- Giấy phép: OPL-1
Quy đổi Tiền tệ cho Cổng Thanh toán
Note
Mở rộng viin_account - xem tài liệu của module này.
Tổng quan
Nhiều nhà cung cấp thanh toán, như ví điện tử và cổng thanh toán trong nước, chỉ thu tiền bằng một loại tiền tệ. Nếu không có module này, nhà cung cấp đó sẽ biến mất khỏi màn hình thanh toán ngay khi hóa đơn hoặc đơn bán dùng loại tiền khác. Với module này, khách hàng của bạn vẫn có thể thanh toán chứng từ đó qua nhà cung cấp:
- số tiền được quy đổi sang loại tiền nhà cung cấp chấp nhận, theo tỷ giá đang lưu trong cơ sở dữ liệu của bạn;
- khách hàng được báo trước số tiền sẽ bị thu khi xác nhận, và bị thu đúng số tiền đó;
- khoản thanh toán được ghi nhận đúng bằng số tiền nhà cung cấp đã thu, nên khớp với sao kê quyết toán của nhà cung cấp;
- hóa đơn được thanh toán đủ, và phần chênh lệch nhỏ do tỷ giá quy đổi riêng của nhà cung cấp được hạch toán vào một tài khoản Lãi hoặc Lỗ riêng.
Việc quy đổi là tùy chọn theo từng nhà cung cấp: một nhà cung cấp chỉ quy đổi khi bạn chọn Tiền tệ quy đổi mặc định cho nhà cung cấp đó.
Luồng thanh toán giữa những người tham gia
- Quản trị viên hệ thống bật tính năng, kiểm tra các tài khoản Lãi và Lỗ và chọn Tiền tệ quy đổi mặc định cho từng nhà cung cấp.
- Khách hàng mở hóa đơn hoặc đơn hàng, thấy nhà cung cấp kèm ghi chú như "Bạn sẽ được thu khoảng USD 98,43", rồi thanh toán.
- Nhà cung cấp xác nhận khoản thanh toán. Odoo tự động ghi nhận, đúng loại tiền và số tiền đã thu.
- Kế toán phải thu theo dõi các khoản thanh toán, tìm các giao dịch đã xác nhận nhưng chưa ghi nhận được thanh toán, và hoàn lại số tiền đã thu khi khách hàng được trả lại tiền.
Ai dùng module này
| Vai trò | Công việc | Quyền truy cập cần gán |
|---|---|---|
| Quản trị viên hệ thống | Bật tính năng quy đổi tiền tệ qua cổng thanh toán, thiết lập các tài khoản Lãi và Lỗ cùng tiền tệ thay thế của từng nhà cung cấp, và kích hoạt các nhà cung cấp. | Role / Administrator |
| Kế toán phải thu | Ghi nhận khoản thanh toán mà nhà cung cấp đã quyết toán cho hóa đơn, và hoàn lại số tiền đã thu khi khách hàng được trả lại tiền. | Kế toán / Hóa đơn |
Hai loại chênh lệch kế toán
Khi thanh toán một chứng từ ngoại tệ qua nhà cung cấp có quy đổi, có thể phát sinh hai loại chênh lệch khác nhau. Chúng được hạch toán vào các tài khoản khác nhau, nên không bao giờ bị lẫn với nhau.
| Chênh lệch | Đo lường điều gì | Hạch toán ở đâu |
|---|---|---|
| Chênh lệch quy đổi | Số tiền nhà cung cấp thực tế đã thu (hoặc đã hoàn) trừ đi số tiền chứng từ quy đổi theo tỷ giá của ngày thanh toán. | Ngay trên khoản thanh toán, vào Tài khoản lãi hoặc Tài khoản lỗ của mục Quy đổi tiền tệ qua cổng thanh toán trong Thiết lập (Thu nhập khác và Chi phí khác trên hệ thống tài khoản chung). |
| Lãi hoặc lỗ tỷ giá | Sự thay đổi giá trị của khoản phải thu bằng ngoại tệ do tỷ giá biến động giữa ngày hóa đơn và ngày thanh toán. | Bút toán chênh lệch tỷ giá tiêu chuẩn của Odoo, trên sổ nhật ký và các tài khoản chênh lệch tỷ giá của công ty. |
Ví dụ minh họa
Công ty của bạn dùng đồng Việt Nam (VND). Bạn lập hóa đơn 100,00 USD vào ngày 0, khi 1 USD = 25.000 VND, nên khoản phải thu là 2.500.000 VND. Khách hàng thanh toán qua một cổng thanh toán Việt Nam thu bằng VND. Vào ngày khách thanh toán (ngày 1), 1 USD = 25.400 VND, nên khách hàng bị thu 2.540.000 VND.
- Thanh toán được ghi nhận ngay trong ngày (ngày 1). Khoản thanh toán là 2.540.000 VND và thanh toán hết khoản phải thu. Chứng từ có giá trị đúng 2.540.000 VND theo tỷ giá của ngày đó, nên không có chênh lệch quy đổi. Tỷ giá đã tăng từ 25.000 lên 25.400, nên Odoo ghi nhận lãi tỷ giá 40.000 VND.
- Thanh toán được ghi nhận vào ngày có tỷ giá kế tiếp (ngày 2, 1 USD = 25.300 VND). Khoản thanh toán vẫn là 2.540.000 VND, vì đó là số tiền cổng thanh toán đã thu. Theo tỷ giá ngày 2, chứng từ có giá trị 2.530.000 VND, nên phần chênh 10.000 VND là thu nhập chênh lệch quy đổi 10.000 VND, hạch toán vào Tài khoản lãi của mục Quy đổi tiền tệ qua cổng thanh toán. Tỷ giá đã tăng từ 25.000 lên 25.300, nên Odoo ghi nhận lãi tỷ giá 30.000 VND.
Trong cả hai trường hợp, hóa đơn đều được thanh toán đủ, và tổng hai khoản chênh lệch bằng số tiền thực nhận trừ khoản phải thu (40.000 VND).
Khi chứng từ dùng tiền tệ của công ty còn nhà cung cấp thu bằng ngoại tệ (ví dụ hóa đơn VND được thanh toán qua PayPal bằng USD), không có khoản phải thu bằng ngoại tệ, nên không bao giờ có lãi hoặc lỗ tỷ giá trên khoản đó: toàn bộ phần chênh lệch là chênh lệch quy đổi. Các màn hình trong hướng dẫn này dùng trường hợp đó: công ty dùng VND, hóa đơn VND 2.500.000, số tiền thu 98,43 USD với 1 USD = 25.400 VND, và thu nhập chênh lệch quy đổi 122 VND (98,43 x 25.400 = 2.500.122).
Thiết lập (dành cho Quản trị viên hệ thống)
Cài đặt
- Mở Ứng dụng.
- Bỏ bộ lọc Ứng dụng nếu cần và tìm Quy đổi Tiền tệ cho Cổng Thanh toán.
- Nhấn Cài đặt. Các ứng dụng cần thiết (Hóa đơn và Thanh toán trực tuyến) được cài cùng.
Bạn cũng có thể bật tính năng từ trang Thiết lập bên dưới, bằng ô đánh dấu của mục Quy đổi tiền tệ qua cổng thanh toán.
Cấu hình
Thiết lập các tài khoản quy đổi
- Mở Hóa đơn ‣ Cấu hình ‣ Thiết lập.
- Trong khối Tiền tệ, tìm mục Quy đổi tiền tệ qua cổng thanh toán và bảo đảm ô này đã được đánh dấu.
- Tại Tài khoản lãi, chọn tài khoản ghi nhận thu nhập khi nhà cung cấp thu nhiều hơn giá trị chứng từ. Tại Tài khoản lỗ, chọn tài khoản ghi nhận chi phí khi nhà cung cấp thu ít hơn.
- Nhấn Lưu.
Nếu bạn đã cài hệ thống tài khoản từ khối Bản địa hóa tài chính, cả hai tài khoản đã được điền sẵn (Other Income 450000 và Other Expenses 650000 trên hệ thống tài khoản chung).
Sổ nhật ký chênh lệch tỷ giá cùng các tài khoản Lãi và Lỗ của nó, dùng cho lãi hoặc lỗ tỷ giá tiêu chuẩn, cũng là bắt buộc. Hệ thống tài khoản cũng điền sẵn chúng. Người dùng có quyền kế toán viên có thể xem lại trong mục Tài khoản mặc định của Thiết lập, phần Bút toán chênh lệch tỷ giá (Sổ nhật ký, Lãi, Lỗ).
Chọn Tiền tệ quy đổi mặc định cho nhà cung cấp
- Mở Hóa đơn ‣ Cấu hình ‣ Khoản thanh toán online ‣ Cổng thanh toán và mở nhà cung cấp cần dùng.
- Điền thông tin đăng nhập của nhà cung cấp và đặt Trạng thái (ví dụ Chế độ kiểm thử khi bạn đang dùng thử).
- Mở thẻ Cấu hình. Trong phần Trạng thái khả dụng, trường Tiền tệ liệt kê các loại tiền nhà cung cấp chấp nhận.
- Tại Tiền tệ quy đổi mặc định, chọn loại tiền mà nhà cung cấp sẽ thu cho các chứng từ dùng loại tiền khác.
- Nhấn Lưu.
Những quy tắc cần biết:
- Tiền tệ quy đổi mặc định phải là một trong các loại tiền trong danh sách Tiền tệ của nhà cung cấp. Nếu không, Odoo từ chối lưu, nêu tên nhà cung cấp và loại tiền, đồng thời đề nghị bạn kiểm tra danh sách đầy đủ các loại tiền nhà cung cấp hỗ trợ.
- Để trống trường này nếu muốn giữ nhà cung cấp như Odoo tiêu chuẩn: khi đó nhà cung cấp bị ẩn với các chứng từ dùng loại tiền mà nó không chấp nhận.
- Nhà cung cấp phải được hiển thị (đã xuất bản) thì khách hàng trên cổng thông tin mới thấy.
- Nhà cung cấp chỉ quy đổi khi tiền tệ của công ty là tiền tệ của chứng từ hoặc là Tiền tệ quy đổi mặc định. Chứng từ dùng loại tiền thứ ba (ví dụ hóa đơn USD của công ty dùng EUR, thanh toán qua cổng thu bằng VND) không thể quy đổi: nhà cung cấp đơn giản là không được hiển thị cho chứng từ đó.
- Với PayPal, Tiền tệ quy đổi mặc định được tự động điền USD khi module bổ sung tiền tệ cho PayPal đã được cài, công ty dùng loại tiền PayPal không chấp nhận và đã có tỷ giá. Bạn vẫn có thể tự thay đổi.
Kích hoạt nhà cung cấp có quy đổi và các bước kiểm tra thiết lập
Nhà cung cấp có Tiền tệ quy đổi mặc định không thể được kích hoạt (Chế độ kiểm thử hoặc Đã bật) nếu công ty chưa có đủ những gì cần để ghi nhận thanh toán về sau: Tài khoản lãi và Tài khoản lỗ của mục Quy đổi tiền tệ qua cổng thanh toán, cùng sổ nhật ký chênh lệch tỷ giá với các tài khoản Lãi và Lỗ của nó. Nhờ vậy, việc thiếu tài khoản sẽ không bao giờ làm kẹt khoản thanh toán sau khi khách hàng đã trả tiền.
- Nếu bạn kích hoạt nhà cung cấp khi còn thiếu một thiết lập, Odoo hiển thị thông báo "Không thể kích hoạt cổng thanh toán ... khi cổng này quy đổi khoản thanh toán sang ...", nêu tên các thiết lập còn thiếu, và gợi ý hoàn tất chúng hoặc xóa Tiền tệ quy đổi mặc định.
- Nếu bạn xóa một trong các thiết lập này khi có nhà cung cấp quy đổi đang bật, Odoo từ chối lưu và liệt kê các nhà cung cấp cần đến chúng. Hãy vô hiệu hóa các nhà cung cấp đó, hoặc xóa Tiền tệ quy đổi mặc định của chúng, trước.
Gán quyền truy cập
- Mở Thiết lập ‣ Người dùng & Công ty ‣ Người dùng và mở người dùng cần gán.
- Gán cho Quản trị viên hệ thống quyền truy cập Role / Administrator.
- Gán cho Kế toán phải thu quyền truy cập Kế toán / Hóa đơn.
- Nhấn Lưu.
Kế toán phải thu: theo dõi thanh toán và hoàn tiền
Khách hàng thấy gì khi thanh toán
Khi khách hàng mở một hóa đơn hoặc đơn bán dùng loại tiền mà nhà cung cấp không chấp nhận và thanh toán trực tuyến, nhà cung cấp vẫn được hiển thị cùng các phương thức thanh toán của nó. Bên dưới phương thức thanh toán có ghi chú cho biết số tiền sẽ bị thu:
- Số tiền được tính theo tỷ giá lưu trong Odoo vào lúc khách hàng bắt đầu thanh toán và được chốt từ đó: số tiền hiển thị, số tiền gửi cho nhà cung cấp và số tiền ghi nhận là một.
- Mọi điều kiện khác của nhà cung cấp (quốc gia, số tiền tối đa, phương thức thanh toán đã lưu, thanh toán nhanh) đều được kiểm tra theo số tiền đã quy đổi.
- Số tiền chỉ là "khoảng" vì nhà cung cấp có thể áp dụng tỷ giá riêng; phần chênh lệch nhỏ đó được hạch toán là chênh lệch quy đổi như đã nêu ở trên.
Sau khi thanh toán, trang xác nhận hiển thị Số tiền thực thu bên cạnh số tiền của chứng từ:
Kiểm tra giao dịch và Số tiền thực thu
- Mở Hóa đơn ‣ Cấu hình ‣ Khoản thanh toán online ‣ Giao dịch thanh toán. Menu này hiển thị ở chế độ nhà phát triển (debug).
- Trong danh sách, đánh dấu Số tiền thực thu trong menu cột tùy chọn để xem cột này cạnh Số tiền.
- Mở một giao dịch để xem cả hai số tiền: Số tiền theo loại tiền của hóa đơn hoặc đơn hàng, Số tiền thực thu là số nhà cung cấp đã thu, theo loại tiền của nhà cung cấp.
Nếu số tiền hoặc loại tiền do nhà cung cấp báo về khác với số đã thu, hoặc dữ liệu báo về thiếu thông tin, giao dịch chuyển sang trạng thái Lỗi và không có khoản thanh toán nào được ghi nhận.
Xem lại khoản thanh toán đã ghi nhận cho hóa đơn
Khi nhà cung cấp xác nhận thanh toán, Odoo tự động tạo khoản thanh toán và hóa đơn chuyển sang Đã thanh toán.
- Mở Hóa đơn ‣ Khách hàng ‣ Thanh toán và mở khoản thanh toán.
- Kiểm tra Số tiền và loại tiền đúng bằng Số tiền thực thu của giao dịch, và trường Giao dịch thanh toán trỏ tới giao dịch đó.
- Nhấn nút Phát sinh kế toán của bút toán thanh toán để xem các dòng của nó. Dòng có nhãn Chênh lệch quy đổi qua cổng thanh toán chứa chênh lệch quy đổi, ghi Có vào Tài khoản lãi hoặc ghi Nợ vào Tài khoản lỗ. Khi nhà cung cấp thu đúng số tiền chứng từ theo tỷ giá của ngày đó thì không có dòng này.
Chiết khấu thanh toán sớm
Khi hóa đơn có chiết khấu thanh toán sớm và khách hàng thanh toán trong thời hạn chiết khấu, khách hàng bị thu số tiền đã chiết khấu, được quy đổi. Bút toán thanh toán khi đó chứa các dòng chiết khấu, đều bằng loại tiền đã thu, và hóa đơn được thanh toán đủ.
Tìm các giao dịch đã xác nhận nhưng chưa có thanh toán
Một giao dịch có thể được nhà cung cấp xác nhận trong khi khoản thanh toán của nó không ghi nhận được (ví dụ do một tài khoản bắt buộc bị gỡ sau đó). Trường hợp này phải xử lý thủ công, nên Odoo cung cấp một bộ lọc cho nó.
- Mở Hóa đơn ‣ Cấu hình ‣ Khoản thanh toán online ‣ Giao dịch thanh toán.
- Mở menu bộ lọc của ô tìm kiếm và nhấn Hoàn tất nhưng chưa có thanh toán.
- Mở từng giao dịch trong danh sách, khắc phục nguyên nhân (thường là phần thiết lập đã nêu ở trên, thông báo lỗi sẽ nêu rõ), rồi ghi nhận thanh toán cho hóa đơn.
Bộ lọc liệt kê các giao dịch đã xác nhận, chưa có thanh toán, không phải giao dịch xác thực và chưa được hoàn tiền hoặc hủy bởi một giao dịch con.
Hoàn tiền theo loại tiền đã thu
Với các nhà cung cấp hỗ trợ hoàn tiền, nút Hoàn tiền trên khoản thanh toán mở màn hình hoàn tiền. Với khoản thanh toán đã quy đổi:
- Mở Hóa đơn ‣ Khách hàng ‣ Thanh toán và mở khoản thanh toán.
- Nhấn Hoàn tiền. Số tiền hiển thị theo loại tiền đã thu, tức loại tiền khách hàng thực sự bị thu (không phải loại tiền của hóa đơn).
- Nhập số tiền cần hoàn, tối đa bằng số tiền đã thu, rồi xác nhận.
Nhà cung cấp hoàn đúng số tiền bạn đã nhập, và phần số tiền chứng từ tương ứng được trừ trên giao dịch theo tỷ lệ. Hoàn tiền toàn bộ dùng đúng số tiền đã thu.
Số tiền hoàn phải có giá trị tối thiểu bằng đơn vị nhỏ nhất của loại tiền chứng từ (ví dụ một cent với chứng từ USD). Nếu nhỏ hơn, Odoo từ chối với thông báo "Số tiền hoàn trả có giá trị nhỏ hơn đơn vị nhỏ nhất của ...", đồng thời cho biết số tiền tối thiểu cần nhập theo loại tiền đã thu.
Khoản hoàn tiền được hạch toán giống khoản thanh toán: phần chênh lệch giữa số tiền đã hoàn và số tiền chứng từ theo tỷ giá của ngày đó được ghi vào Tài khoản lãi hoặc Tài khoản lỗ của mục Quy đổi tiền tệ qua cổng thanh toán. Việc đối chiếu giấy báo có với hóa đơn gốc vẫn là bước kế toán, thực hiện theo cách thông thường.
Một số nhà cung cấp, như PayPal, không hỗ trợ hoàn tiền từ Odoo; trường Hoàn tiền của nhà cung cấp hiển thị Không hỗ trợ. Hãy hoàn tiền trên cổng của chính nhà cung cấp, sau đó ghi nhận khoản chi tương ứng cho giấy báo có.
Xử lý sự cố
- Nhà cung cấp không xuất hiện khi thanh toán.
- Kiểm tra nhà cung cấp đang ở Chế độ kiểm thử hoặc Đã bật và đã được hiển thị, đã đặt Tiền tệ quy đổi mặc định, và tiền tệ của công ty là tiền tệ của chứng từ hoặc là Tiền tệ quy đổi mặc định. Chứng từ dùng loại tiền thứ ba sẽ không được hiển thị nhà cung cấp. Cũng kiểm tra số tiền đã quy đổi không vượt quá số tiền tối đa của nhà cung cấp.
- Odoo từ chối kích hoạt nhà cung cấp.
- Thông báo nêu tên các thiết lập còn thiếu. Hãy điền Tài khoản lãi và Tài khoản lỗ của mục Quy đổi tiền tệ qua cổng thanh toán, cùng sổ nhật ký và các tài khoản chênh lệch tỷ giá, hoặc xóa Tiền tệ quy đổi mặc định của nhà cung cấp.
- Odoo từ chối lưu Tiền tệ quy đổi mặc định.
- Loại tiền này không nằm trong danh sách Tiền tệ của nhà cung cấp. Hãy chọn một trong các loại tiền trong danh sách.
- Odoo từ chối xóa Tài khoản lãi hoặc Tài khoản lỗ trong Thiết lập.
- Vẫn có nhà cung cấp đang bật quy đổi khoản thanh toán và cần tài khoản đó. Hãy vô hiệu hóa nhà cung cấp hoặc xóa Tiền tệ quy đổi mặc định của nó trước.
- Khách hàng thấy thông báo "Cổng thanh toán ... không chấp nhận ... và chỉ có thể quy đổi khoản thanh toán từ hoặc sang tiền tệ của công ty".
- Chứng từ dùng loại tiền thứ ba (không phải tiền của nhà cung cấp cũng không phải tiền của công ty). Hãy đề nghị khách hàng thanh toán bằng phương thức khác.
- Không thể tạo khoản thanh toán bằng phương thức thanh toán đã lưu.
- Phương thức thanh toán đã lưu dùng từ phía quản trị không thể quy đổi. Hãy ghi nhận khoản thanh toán bằng loại tiền nhà cung cấp chấp nhận, thông báo sẽ liệt kê các loại tiền đó.
- Điểm bán lẻ từ chối nhà cung cấp.
- Thanh toán trực tuyến tại điểm bán lẻ không thể dùng nhà cung cấp phải quy đổi tiền tệ. Hãy chọn nhà cung cấp chấp nhận loại tiền của đơn hàng.
- Một giao dịch ở trạng thái Lỗi.
- Nhà cung cấp báo về số tiền hoặc loại tiền khác với số đã thu, hoặc không có số tiền. Không có gì được ghi nhận. Hãy xem thông báo của giao dịch và sao kê của nhà cung cấp.
- Giao dịch đã Xác nhận nhưng hóa đơn chưa được thanh toán.
- Dùng bộ lọc Hoàn tất nhưng chưa có thanh toán, khắc phục nguyên nhân và ghi nhận thanh toán.
- Khoản hoàn tiền bị từ chối vì quá nhỏ.
- Hãy nhập tối thiểu số tiền nêu trong thông báo.
Câu hỏi thường gặp
- Module này có thay đổi hóa đơn hoặc đơn bán không?
- Không. Giao dịch vẫn giữ loại tiền của chứng từ, nên hóa đơn và đơn hàng nhận đúng số tiền mong đợi. Chỉ khoản thanh toán được ghi nhận bằng loại tiền đã thu.
- Số tiền đã thu được tính theo tỷ giá nào?
- Tỷ giá lưu trong Odoo vào ngày khách hàng bắt đầu thanh toán. Số tiền được tính một lần và không bao giờ tính lại.
- Vì sao khoản thanh toán không theo loại tiền của hóa đơn?
- Vì nhà cung cấp quyết toán bằng loại tiền của họ. Ghi nhận khoản thanh toán đúng như số đã thu giúp việc đối soát sao kê của nhà cung cấp đơn giản.
- Tính năng này có bật cho mọi nhà cung cấp không?
- Không. Chỉ nhà cung cấp có Tiền tệ quy đổi mặc định mới quy đổi. Tất cả các nhà cung cấp còn lại hoạt động như Odoo tiêu chuẩn.
- Nhiều công ty có dùng được không?
- Được. Mỗi công ty có tài khoản Lãi và Lỗ riêng, tỷ giá riêng và nhà cung cấp riêng.
- Nếu nhà cung cấp thu đúng số tiền chứng từ theo tỷ giá của ngày đó thì sao?
- Không tạo dòng chênh lệch quy đổi.
Phần mềm này và các tệp liên kết ("Phần mềm") được sử dụng (chạy, tuỳ biến, chạy sau khi được tuỳ biến) chỉ khi bạn mua được giấy phép có hiệu lực từ tác giả, điển hình như qua các Ứng dụng Odoo, hoặc trong trường hợp bạn nhận được thoả thuận bằng văn bản từ tác giả của Phần mềm (chi tiết tại tệp COPYRIGHT).
Bạn có thể phát triển các phân hệ Odoo có sử dụng Phần mềm như một Thư viện (thường là phụ thuộc vào, nhập vào và sử dụng nguồn của nó) nhưng không sao chéo bất kỳ mã nguồn hay tài liệu nào thuộc Phần mềm. Bạn có thể phân phối những phân hệ này theo giấy phép mà bạn lựa chọn, miễn sao nội dung giấy phép đó tương tích với điều khoản của Giấy phép Phần mềm Độc quyền Odoo (ví dụ: LGPL, MIT hay bất kỳ loại giấy phép phần mềm độc quyền nào tương tự vậy).
Nghiêm cấm phát hành, phân phối, cấp phép lại hoặc bán bản sao của Phần mềm hoặc bản sao Phần mềm đã được sửa đổi.
Thông báo bản quyền và chấp thuận nêu trên buộc phải được bao gồm trong tất cả các bản sao hoặc các phần quan trọng của Phần mềm.
PHẦN MỀM ĐƯỢC CUNG CẤP "NGUYÊN TRẠNG", KHÔNG BẢO ĐẢM DƯỚI BẤT KỲ HÌNH THỨC NÀO, ĐƯỢC THỂ HIỆN RÕ RÀNG HOẶC NGỤ Ý, KHÔNG GIỚI HẠN ĐẢM BẢO VỀ CÁC BẢO ĐẢM NGỤ Ý VỀ KHẢ NĂNG THƯƠNG MẠI, PHÙ HỢP VỚI MỤC ĐÍCH CỤ THỂ VÀ KHÔNG VI PHẠM. TRONG MỌI TRƯỜNG HỢP SẼ KHÔNG CÓ TÁC GIẢ HOẶC CHỦ SỞ HỮU BẢN QUYỀN NÀO CHỊU TRÁCH NHIỆM VỀ BẤT KỲ KHIẾU NẠI, THIỆT HẠI HOẶC TRÁCH NHIỆM PHÁP LÝ KHÁC NÀO TRONG PHẠM VI HỢP ĐỒNG, CÁC THIỆT HẠI HOẶC CÁCH KHÁC, PHÁT SINH TỪ, NGOÀI HOẶC CÓ LIÊN KẾT VỚI PHẦN MỀM HOẶC VIỆC SỬ DỤNG HOẶC KINH DOANH KHÁC TẠI PHẦN MỀM.